I meeting interni vengono convocati tramite Google Calendar da un coordinatore/responsabile che ne ha la responsabilità e che provvede a
- inviare in anticipo l’odg ed il materiale preparatorio da leggere affinché tutti si presentino in riunione preparati sul tema e sul contributo da apportare;
- valutare la presenza delle persone strettamente necessarie;
- inviare, a meeting concluso, una email di recap sulle decisioni prese e gli incarichi affidati.
- Le presentazioni strategiche di progetti vanno collocate in giornate senza altri appuntamenti rilevanti, e preferibilmente gli appuntamenti NON spezzano le giornate (favorire orari come 9:00/9:30; 14:00/14:30; 16:30/17:00 ee eventualmente, 12:00).
Per consentire ai colleghi un’adeguata focalizzazione sui temi da trattare e sull’organizzazione della propria attività, ci siamo dati come abitudine quella di prevedere appuntamenti (call o briefing interni) ad una distanza di almeno 10 minuti l’uno dall’altro.
La puntualità di tutti è un segno di rispetto verso i colleghi e i clienti, crea le condizioni per uno scambio ed un confronto generativo e genera efficienza: rispettiamola!