Gli uffici e l’accesso
La sede di Integra Solutions è a Forlì in via Costanzo II, 13 (interno 9) al piano primo; al piano terra si trova la sede di Romagna Digital Valley, startup innovativa costituita a novembre 2022 da 6 soci, 5 dei quali facenti parte del management di Integra Solutions.
L’accesso agli uffici è regolato da una App mobile che viene installata il primo giorno di lavoro a cura dell’Head of Operations. L’area degli uffici è tutelata da un sistema di allarme che può essere inserito/disinserito dai collaboratori che hanno in dotazione l’apposito dispositivo; le aree comuni interne e quelle esterne sono soggette a videosorveglianza.
La sede aziendale è corredata di posti auto scoperti assegnati a Integra Solutions (n. 5, collocati di fronte all’ingresso della sede) e a Romagna Digital Valley (n. 10 lungo l’accesso carrabile, laterale la sede aziendale): dipendenti e collaborat* sono invitat* ad utilizzare in prima istanza gli spazi pubblici di sosta gratuita a servizio di America Graffiti, adiacente gli uffici.
Gli spazi di Romagna Digital Valley possono essere temporaneamente utilizzati da dipendenti e collaborat* di Integra Solutions per meeting, appuntamenti e presentazioni qualora non siano destinati all’attività ordinaria della startup (didattica, ma non solo) o non siano stati concessi in uso a terzi. Questo, sempre previa prenotazione degli spazi tramite gli strumenti dedicati (Google Calendar).
Comfort degli ambienti
È responsabilità diretta di tutti noi collaboratori e dipendenti mantenere un ambiente gradevole, ordinato e decoroso. È accogliente per chi lo vive, per collegh* e ospiti: ognun* contribuisce alla gestione delle postazioni di lavoro e dei contenitori per la raccolta differenziata dei rifiuti negli uffici, al mantenimento del decoro di sale meeting e spazi comuni come ingresso, vano scala, ripostigli, corridoi, zona lounge, area break e servizi igienici.
Negli uffici è installato un sistema domotico che regola la gestione dell’illuminazione e della temperatura, che sono predefiniti per tipologia di locali, orari e funzioni. Nel periodo estivo, la temperatura dei condizionatori non può essere inferiore ai 27°C, con l’ammissione di 2 gradi di tolleranza (limite reale pari a 25°C). Nella stagione invernale la temperatura impostata sui termostati degli impianti di riscaldamento non può superare i 22°C.
Accoglienza dei visitatori
Ci proponiamo di rivolgere un sorriso e una gradevole accoglienza a chiunque si presenti nei nostri uffici. Chi di noi è in attesa di un* ospite, l’accoglie nell’area lounge dell’ingresso, a seguito della segnalazione dei colleghi che provvedono alla gestione del videocitofono e all’apertura della porta.
È anche per gli ospiti, oltre che per noi tutti, che manteniamo gli ambienti comuni in ordine e riserviamo, al bisogno, una Meeting Room/Sala Riunioni.
RICORDA: per accogliere gli ospiti in Sala Riunioni, possiamo impostare nella tv lo showreel di Integra Solutions, che raccoglie una selezione dei progetti più recenti dell’agenzia. Se hai dubbi o domande su questo, puoi chiedere a Daniele!
Utilizzo delle Sale riunioni
Le Sale Riunioni possono essere utilizzate previa prenotazione tramite Google Calendar, indicando ora di inizio e di fine dell’attività. All’interno delle sale M1 e M2 sono posizionati TV e monitor collegati ad un sistema di videoconferenza (accesso tramite Click Share e dispositivo Barco Click Share di collegamento tramite USB C e relativo adattatore per porte USB Standard A) per video call online.
M1: la Sala Riunioni principale è destinata ad appuntamenti con clienti, riunioni plenarie interne, brainstorming attraverso il supporto della lavagna a muro o a quella interattiva (capienza circa 20 persone).
M2: ambiente dedicato a riunioni di team, appuntamenti, meeting online o call con clienti o partner (capienza 4-6 persone).
M3: box all’interno dell’area PM/Digital, è indicato per incontri fino a 3 persone o a call/meeting online.
Le Sale Riunioni di RDV sono a disposizione del team di Integra Solutions senza limitazioni, previa disponibilità. Il loro utilizzo è finalizzato alle call/meeting online e ad attività che occupino gli spazi per un periodo di tempo prolungato, lasciando prioritariamente le Sale Riunioni di Integra Solutions al primo piano a disposizione dei clienti.
Talent class: la sala formativa principale, è destinata alle attività formative interne o con referenti operativ* dei clienti, brainstorming attraverso il supporto della lavagna fisica o di TV monitor.
T1: ufficio operativo destinato ad incontri con 3-4 persone o a call/meeting online.
T2: ufficio operativo destinato ad incontri con 1-2 persone o a call/meeting online.
Talent Class: sala corsi o Sala Riunioni destinata ad appuntamenti con 15-20 persone.
Arena RDV: ha una capienza di 50 posti a sedere ed è dedicata a momenti speciali interni di Integra Solutions o con clienti.
La disponibilità e la richiesta di prenotazione possono essere verificate tramite Google Calendar, nell’apposito calendario “Prenotazione Arena”: il suo utilizzo prevede un costo per uso interno e deve essere confermato da Romagna Digital Valley.
Riunioni e meeting
I meeting interni vengono convocati tramite Google Calendar da un* coordinat*/responsabile che provvede a:
- valutare la presenza delle persone strettamente necessarie;
- inviare in anticipo l’Ordine del Giorno ed il materiale preparatorio da visionare, affinché tutti si presentino in riunione preparati sul tema ed informati sul contributo che viene chiesto loro di apportare;
- spedire, a meeting concluso, una email di recap sulle decisioni prese e gli incarichi affidati.
Le presentazioni strategiche di progetti vanno collocate in giornate in cui non siano previsti altri appuntamenti rilevanti e, preferibilmente, non spezzano le giornate. Per questo, si preferiscono orari come 9:00/9:30; 14:00/14:30; 16:30/17:00 ed, eventualmente, 12:00.
Per consentire a* collegh* un’adeguata focalizzazione sui temi da trattare e sull’organizzazione della propria attività, prevediamo appuntamenti (call o briefing interni) con un intervallo di almeno 15 minuti l’uno dall’altro.
La puntualità (da parte di tutt*) è un segno di rispetto verso collegh* e clienti, crea le condizioni per uno scambio ed un confronto generativo e genera efficienza: rispettiamola!
Area break
L’area break è uno spazio gestito autonomamente da* dipendent* e collaborat*. È il luogo per godersi una pausa pranzo rilassante, un momento di break o semplicemente un caffè.
Ognun* di noi si assume la responsabilità di un utilizzo appropriato delle dotazioni presenti come il frigorifero, la macchina del caffè, l’erogatore dell’acqua, i contenitori per la raccolta differenziata, la cantina e la dispensa di bevande.
È fondamentale mantenere in uno stato di ordine, pulizia e cura quest’area assiduamente frequentata: non solo per noi stess*, ma anche per i numerosi ospiti che visitano quotidianamente la nostra sede. La collaborazione di tutt* è essenziale per creare un ambiente di lavoro piacevole e accogliente.
Efficienza e gestione delle risorse
In agenzia vengono adottate misure volte alla riduzione dei consumi (energia, acqua, materiali di consumo) e, quindi, della carbon footprint, favorendo il riuso e l’adozione di prodotti e strumenti a ridotto impatto ambientale.